W prowadzeniu działalności gospodarczej, także na terenie Ostrowa Wielkopolskiego i powiatu ostrowskiego, pojawia się wiele pytań o dokumenty księgowe. Jednym z nich jest faktura proforma, której znaczenie często budzi wątpliwości. Poniżej przedstawiamy szczegółowe odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące tego dokumentu, rozwiewając wątpliwości przedsiębiorców z regionu.
Czym jest faktura proforma?
Faktura proforma to dokument często stosowany w obrocie gospodarczym. Stanowi ona formę oferty lub zapowiedzi przyszłej transakcji, która ma dopiero nastąpić. Faktura proforma służy głównie celom informacyjnym – np. do przedstawienia szczegółowych warunków sprzedaży. Nie jest dokumentem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości.
Czy faktura proforma jest wiążąca?
Wiele osób zastanawia się, czy faktura proforma jest wiążąca. Warto podkreślić, że dokument ten nie ma charakteru wiążącego prawnie ani księgowo. Faktura proforma nie powoduje obowiązku dokonania płatności przez odbiorcę ani nie zobowiązuje wystawcy do realizacji zamówienia. Ma jedynie charakter ofertowy, informacyjny i nie stanowi podstawy do wpisów w księgach rachunkowych.
Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym. Nie można jej ująć w ewidencji księgowej firmy, ponieważ nie dokumentuje ona faktycznie dokonanej sprzedaży lub usługi. Jeżeli transakcja zostanie zrealizowana, konieczne będzie wystawienie właściwej faktury VAT lub rachunku, które stanowią dokumenty księgowe podlegające ewidencji.
Czy na podstawie faktury proforma można żądać zapłaty?
Często zadawanym pytaniem jest, czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty. Odpowiedź brzmi: nie. Dokument ten ma charakter informacyjny i ofertowy, dlatego też nie może być podstawą do egzekwowania należności. Odbiorca proformy ma prawo odmówić zapłaty bez żadnych konsekwencji prawnych.
Kiedy warto wystawić fakturę proforma?
Fakturę proforma warto wystawić, gdy chcemy przedstawić klientowi szczegółowe warunki planowanej transakcji, ale jeszcze przed jej finalnym zawarciem. Taki dokument jest często wykorzystywany, gdy klient oczekuje szczegółowej specyfikacji oferty, np. przy większych zamówieniach lub transakcjach zagranicznych, gdzie konieczne są precyzyjne ustalenia cenowe i warunki dostawy.
Jakie informacje powinny znaleźć się na fakturze proforma?
Mimo że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, powinna zawierać szczegółowe dane, takie jak:
- numer dokumentu,
- data wystawienia,
- dane stron transakcji,
- szczegółowy opis towaru lub usługi,
- cena jednostkowa i łączna wartość zamówienia,
- termin ważności oferty,
- informacje dodatkowe dotyczące warunków transakcji (np. termin płatności, sposób dostawy).
Czy faktura proforma a faktura zaliczkowa to to samo?
Faktura proforma znacząco różni się od faktury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie przez sprzedającego częściowej zapłaty przed realizacją całej transakcji i jest dokumentem księgowym, który musi zostać zaksięgowany. Faktura proforma jedynie przedstawia ofertę lub zapowiedź sprzedaży i nie wymaga księgowania.
Jak wystawić fakturę proforma?
Do wystawienia faktury proforma można wykorzystać prosty program do fakturowania dla freelancerów oraz małych firm. Dzięki takim narzędziom przedsiębiorcy mogą szybko i łatwo przygotować dokument spełniający wszelkie standardy formalne. Przykładem takiego programu jest Faktura.pl.
Unikaj niepotrzebnych nieporozumień
Faktura proforma nie jest dokumentem wiążącym ani księgowym. Jej funkcja sprowadza się do przedstawienia szczegółowej oferty przed realizacją właściwej transakcji. Zrozumienie charakteru faktury proforma pozwala uniknąć niepotrzebnych nieporozumień biznesowych oraz prawnych. Przedsiębiorcy z Ostrowa Wielkopolskiego oraz okolic, stosując faktury proforma, mają skuteczne narzędzie do jasnego prezentowania swoich ofert handlowych.
